Bu bir şablondur. Zaman Takip müşterileri, agent'ı kurmadan önce çalışanlarına vermek üzere bu metni kendi bilgileriyle doldurup uyarlayabilir. Köşeli parantez içindeki alanları siz doldurursunuz. Metni kullanmadan önce kendi hukuk danışmanınıza inceletmenizi öneririz; işyerinize özgü koşullar (toplu sözleşme, iç yönetmelik, BYOD) ek düzenleme gerektirebilir.

Çalışan Aydınlatma Metni — Bilgisayar Kullanım Verileri

[ŞİRKET UNVANI] ("Şirket") olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") 10. maddesi uyarınca, iş bilgisayarlarında kullanılan zaman takip yazılımıyla ilgili sizi bilgilendirmek isteriz.

1. Veri sorumlusu

[ŞİRKET UNVANI], [ADRES], [E-POSTA / KEP]

2. Hangi veriler toplanıyor

Şirketimize ait bilgisayarlara kurulan yazılım, yalnız mesai gün ve saatlerinde ([MESAİ SAATLERİ]) şu verileri toplar:

Ön planda (o an kullandığınız) uygulamanın adı ve kullanım süresi,
Bilgisayarın etkin ya da boşta (klavye/fare hareketsiz) olduğu süreler,
[PENCERE BAŞLIĞI SAKLAMA AÇIKSA:] Etkin pencerenin başlığı (ör. açık belgenin veya web sayfasının adı),
Bilgisayar adı ve oturum açtığınız kullanıcı adı.
[PERSONEL DİZİNİ BAĞLIYSA:] Şirketin kullanıcı dizininden ([Microsoft 365 / Google Workspace / Active Directory]) adınız soyadınız, kullanıcı adınız, departmanınız ve hesabınızın açık/kapalı durumu (personel listesinin güncel tutulması için; e-posta adresiniz ve diğer dizin bilgileri alınmaz).
[DONANIM BİLGİSİ AÇIKSA:] Bilgisayarın donanım ve sistem bilgisi: model, seri numarası, işlemci, bellek, diskler, pil durumu, işletim sistemi sürümü ve son güncellemesi, güvenlik durumu (disk şifreleme, güvenlik duvarı, antivirüs) ve mesai içinde [ÖLÇÜM ARALIĞI: 1–10 dakika]da bir işlemci, bellek ve disk doluluk oranı, ağ ve disk okuma/yazma hızı ile o an en çok kaynak kullanan beş programın adı[; MESAİ DIŞI ÖLÇÜM AÇIKSA: bu kullanım ölçümleri mesai dışında da alınır][; AĞ BİLGİSİ AÇIKSA: yerel IP ve MAC adresi] (bilgisayarın bakımı, kapasite planlaması ve güvenliği için; dosya ya da içerik okunmaz).
[KURULU PROGRAM LİSTESİ AÇIKSA:] Bilgisayarda kurulu programların listesi: program adı, sürümü, yayıncısı ve kurulum tarihi; günde bir kez ve yalnız liste değiştiğinde (yazılım lisanslarının takibi ve izinsiz yazılımın tespiti için; programların içeriği ya da kullanım içeriği okunmaz).
[BT VARLIK MODÜLÜ KULLANILIYORSA:] Size zimmetlenen şirket demirbaşları: türü, marka/modeli, seri numarası, zimmet ve iade tarihleri, teslim ve iade durumu notu (demirbaş ve zimmet takibi için).
Agent'ın çalışma durumu: sunucuyla son bağlantı zamanı, bilgisayarın kapatılma, yeniden başlatılma ve uyku zamanları, oturumun kapatılması ve agent'ın durdurulması ya da güncel olmaması (agent'ın düzgün çalışmasını ve agent'a müdahaleyi izlemek için; uygulama ya da içerik bilgisi içermez).

Toplanmayanlar: ekran görüntüsü, ekran kaydı, tuş vuruşları, yazdığınız metinler, e-posta veya mesaj içerikleri, dosya içerikleri, kamera, mikrofon ve konum bilgisi toplanmaz. Mesai saatleri dışında etkinlik verisi (uygulama, süre, pencere başlığı) toplanmaz; yalnız yukarıdaki çalışma durumu ile (açıksa) günde bir donanım envanteri ve kurulu program listesi kaydedilir.

3. Amaç

İş süreçlerinin ve iş yükü dağılımının planlanması,
Çalışma sürelerinin ve verimliliğin genel olarak değerlendirilmesi,
Şirket bilgi sistemlerinin amacına uygun kullanılmasının ve bilgi güvenliğinin sağlanması.
[BT VARLIK MODÜLÜ KULLANILIYORSA:] Şirket demirbaşlarının, zimmetlerin ve yazılım lisanslarının takibi; lisans uyumu ve bilgisayar yenileme planlaması. Bu amaçla, lisanslı bir programın bilgisayarınızda son 90 gün içinde açılıp açılmadığı yukarıdaki uygulama kullanım verisinden belirlenebilir (lisansın ihtiyacı olan başka birine aktarılması için; kişisel değerlendirmede kullanılmaz).

Veriler, tek başına bir disiplin işlemine veya otomatik bir karara dayanak yapılmaz; [GEREKİRSE: değerlendirme yöneticiniz tarafından, sizinle görüşülerek yapılır].

4. Hukuki sebep

KVKK md. 5/2-(f): temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla Şirketin meşru menfaati (iş organizasyonu ve bilgi güvenliği); ve md. 5/2-(c): iş sözleşmesinin ifası için gerekli olması. Toplanan veriler bu amaçlarla sınırlı ve ölçülüdür.

5. Kimler görebilir

Verilerinizi Şirket içinde yalnız [YETKİLİ KİŞİLER: ör. insan kaynakları ve bağlı olduğunuz departman yöneticisi] görebilir. Kişisel çalışma ayrıntılarınıza her erişim, kimin ne zaman eriştiği bilgisiyle kayıt altına alınır.

6. Aktarım ve yurt dışı

Veriler, hizmet sağlayıcımız N2mobil Takip Sistemleri A.Ş. (Zaman Takip) tarafından, Şirket adına ve talimatlarıyla işlenir (veri işleyen). Hizmetin sunucuları Amerika Birleşik Devletleri (DigitalOcean, New York — nyc1) konumunda bulunduğundan verileriniz yurt dışına aktarılmaktadır. Bu aktarım KVKK md. 9 kapsamında [AKTARIM DAYANAĞI: ör. Kurul'un ilan ettiği standart sözleşme] dayanılarak yapılır.

7. Saklama süresi

Veriler [SAKLAMA SÜRESİ: ör. 90] gün saklanır ve bu sürenin sonunda otomatik olarak silinir. Kullanım ölçümleri en çok 30 gün saklanır. Bilgisayardan kaldırılan programların kaydı aynı saklama süresi sonunda silinir. [BT VARLIK MODÜLÜ KULLANILIYORSA:] Zimmet kayıtları, demirbaşın kaydı silinene ya da Şirketin hizmet kullanımı sona erene kadar saklanır.

8. Haklarınız

KVKK md. 11 uyarınca; verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı kişileri bilme, düzeltme ve silme isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonuca itiraz etme ve zararın giderilmesini isteme haklarına sahipsiniz. Başvurularınızı [BAŞVURU ADRESİ / E-POSTA] adresine iletebilirsiniz; en geç 30 gün içinde ücretsiz yanıtlanır.

Bu metni okudum ve bilgilendirildim.

Ad soyad: ______________________ Tarih: ____________ İmza: ____________